Regulamin systemu SmartHotel - Partnerzy

I. Ogólne informacje na temat warunków i zasad funkcjonowania systemu SmartHotel

Regulamin wraz z załącznikami określa warunki i zasady jakim podlega zawarcie Umowy i korzystanie z Systemu SmartHotel we wszystkich jego wersjach, zasady świadczenia usług drogą elektroniczną, warunki zawierania i rozwiązywania umów o świadczenie usług drogą elektroniczną, zasady korzystania ze wszystkich usług objętych Systemem SmartHotel, prawa i obowiązki SmartHotel, Partnera, Ownera, Administratora i Usera, odpowiedzialność oraz zasady składania reklamacji za pośrednictwem Systemu SmartHotel.

Usługi objęte Regulaminem realizowane są przez SmartHotel Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie (Polska), pod adresem ul. Pawia 9 (kod pocztowy: 31-154) Kraków, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa Śródmieście w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000812741, NIP 5252807928, REGON 384929793, kapitał zakładowy w wysokości 10.000 zł. (dalej: SmartHotel).

Również jako SmartHotel SRL dla rynku LATAM i międzynarodowego, RNC: 1-32-71506-3. 132715063, Bienvenido García Gautier No, 22, Santo Domingo D.R. (dalej: SmartHotel) Zawierając Umowę Partner oświadcza, że zapoznał się z Regulaminem i że akceptuje jego treść. Korzystając z Usług Partner zobowiązany jest do przestrzegania Regulaminu. Regulaminu ma zastosowanie do wszystkich usług w ramach Systemu SmartHotel, chyba, że co innego zostało ustalone w Umowie pomiędzy Partnerem a SmartHotel.

II. Definicje

System SmartHotel Stworzony przez SmartHotel system komunikacji między Partnerem a Użytkownikiem, wykorzystujący Plan(y) (SmartGuest, SmartChat, SmartAutomation lub SmartApartment) obowiązujące na dzień złożenia oferty Partnerowi.
CMS/ADMIN Część Systemu SmartHotel, która umożliwia zarządzanie treścią Księgi Gości Cyfrowej lub innymi konfiguracjami administracyjnymi, przyznawanie praw i dostępu do CMS upoważnionym osobom po stronie Partnera oraz wybieranie dodatkowych funkcji zgodnie z obowiązującym dla Partnera Planem (np. usługa komunikacji z Użytkownikiem).
Cyfrowy Informator Obiektu  Strona internetowa z dedykowanym adresem URL, zawierająca dane o Obiekcie wprowadzone przez Partnera w ramach CMS/ADMIN (w tym loga, informacje tekstowe, zdjęcia, filmy, pliki typu pdf z cennikami, menu itp., linki do stron hotelu/obiektu i innych podmiotów).
Partner Podmiot zarządzający Obiektem, zawierający Umowę z SmartHotel, korzystający z Systemu SmartHotel do komunikacji z Użytkownikami.
Obiekt Jednostka zarządzana przez Partnera, która może być hotelem, apartamentem lub innym rodzajem działalności, w której System SmartHotel będzie wdrożony zgodnie z Umową i dla której zostanie utworzony odpowiedni dostęp do Systemu SmartHotel.
Umowa Umowa między SmartHotel a Partnerem, która określa w szczególności wybrany Plan, definicję Obiektu, cenę i sposób jej płatności; w dowolnej formie, w tym formie dokumentowej, zależnie od indywidualnych ustaleń z Partnerem.
Plan Plan Usług udostępnianych Partnerom danemu Obiektowi przez SmartHotel na podstawie Umowy, dostępny w trzech wariantach dla hoteli: Plan SmartGuest, Plan SmartChat, Plan SmartAutomation oraz dla apartamentów: Plan SmartApartment.
Dodatkowe Moduły Aktualnie dostępne w ofercie SmartHotel dodatkowe usługi podlegające oddzielnej opłacie, które opcjonalnie można znaleźć na pierwszej stronie umowy lub przedstawionych w ofercie e-mail.
Opłata  Płatność za korzystanie z Systemu SmartHotel, udzielenie przez SmartHotel niewyłącznej licencji na korzystanie z Systemu SmartHotel, które będzie realizowane zgodnie z postanowieniami Umowy, na podstawie parametrów Partnera i Obiektu.
Właściciel  Osoba upoważniona przez Partnera do zarządzania CMS/ADMIN i przyznawania praw Administratorom i Użytkownikom.
Administrator  Osoba upoważniona przez Właściciela do określonych funkcjonalności CMS/ ADMIN, w tym udzielania dostępu do CMS/ADMIN użytkownikom.
Użytkownik Osoba, której Właściciel lub Administrator przyznał dostęp do CMS/ADMIN przeznaczonego dla pracowników i współpracowników Partnera.
Użytkownik Końcowy Użytkownik Cyfrowego Informatora (Gość Strony, Klient Partnera, dowolna osoba korzystająca z Cyfrowego Informatora), który uzyskał dostęp do Cyfrowego Informatora poprzez zeskanowanie kodu QR za pomocą Urządzenia (telefon komórkowy) lub otwarcie linku za pomocą przeglądarki internetowej na Urządzeniu (np. telefon komórkowy) i może korzystać z dostępnych Usług zgodnie z wybranym przez Partnera Planem, w tym między innymi z usług komunikacyjnych.
Urządzenie  Urządzenie końcowe, które można używać do połączenia się z Internetem za pośrednictwem Sieci, spełniające określone w Regulaminie warunki techniczne.
Logowanie do Systemu SmartHotel Uzupełnienie danych niezbędnych do uzyskania dostępu do CMS/ADMIN.
Aplikacja Mobilna Oprogramowanie opracowane przez SmartHotel, dedykowane urządzeniom mobilnym z systemami Android OS i iOS,ułatwiające korzystanie z określonych funkcjonalności Systemu SmartHotel przez Partnerów.
Prezentacja i przekazanie Planu SmartHotel Partnerowi Spotkanie online, podczas którego SmartHotel może zaprezentować Partnerowi pełną wersję produkcyjną Systemu SmartHotel dla Obiektu (w tym spersonalizowane konto, pełną konfigurację).
Przerwa techniczna Związana z koniecznością przeprowadzenia prac konserwacyjnych lub modernizacyjnych przerwa w dostępności do Systemu SmartHotel, uniemożliwiająca lub utrudniająca korzystanie z Usług, o której Partner zostanie poinformowany z odpowiednim wyprzedzeniem nie krótszym niż 12 godzin przed planowanym czasem przerwy, chyba że przerwa techniczna jest wynikiem okoliczności awaryjnych – wówczas zostanie wprowadzona bez uprzedzenia, ale z oszacowaniem jej czasu trwania.
Wsparcie techniczne Dostępne w ramach Opłaty od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem świąt publicznych, od 8:00 do 18:00 wsparcie techniczne związane z działaniem Systemu SmartHotel lub Modułów. W przypadku konieczności wizyty pracownik SmartHotel w Obiekcie, koszty transportu, pobytu i posiłków na Obiekcie ponoszone są w całości przez Partnera.
Polityka Prywatności Dokument regulujący bezpieczeństwo ochrony prywatności i przetwarzanie danych osobowych Użytkowników Końcowych.
Opłata za usługi Opłata cykliczna, która może być płatna miesięcznie, kwartalnie, półrocznie, rocznie, a jej wysokość zostanie ustalona przy podpisywaniu Umowy, między innymi na podstawie parametrów Partnera, Obiektu oraz aktywowanych Modułów – na utrzymanie serwera, wsparcie, aktualizację lub implementację nowych funkcji Systemu SmartHotel wskazanych na pierwszej stronie Umowy lub przedstawionych w ofercie e-mail.
Opłata konfiguracyjna Opłata za wdrożenie, o wysokości określonej przez stronę wskazaną na pierwszej stronie Umowy jako “Opłata konfiguracyjna” lub przedstawionych w ofercie e-mail.

III. Warunki techniczne

System SmartHotel jest dostępny z dowolnej przeglądarki internetowej na komputerze. Niektóre funkcje Systemu SmartHotel będą również dostępne z poziomu Aplikacji Mobilnej, która jest zoptymalizowana dla minimum systemu IOS 8 oraz późniejszych wersji oraz Androida 4.4 i późniejszych wersji. SmartHotel nie gwarantuje płynnego działania Systemu SmartHotel na innych systemach operacyjnych lub starszych wersjach systemów operacyjnych.

IV. Usługi w systemie SmartHotel

W ramach systemu SmartHotel oferujemy następujące plany:

Hotele
– Plan SmartGuest
– Plan SmartChat
– Plan SmartAutomation

Apartamenty
– Plan SmartApartment

V. Obiekty i usługi stron trzecich

SmartHotel działa jako pośrednik między Użytkownikiem Końcowym a Obiektem jako Dostawcą Usług Stron Trzecich, umożliwiając świadczenie Usług Informacyjnych i Komunikacyjnych dla Użytkownika Końcowego. Obiekty są niezależnymi kontrahentami prowadzącymi działalność jako osoby fizyczne lub w innej formie organizacyjno-prawnej, niezależnie od SmartHotel, w szczególności te podmioty nie są zatrudnione przez SmartHotel jako pracownicy. SmartHotel nie ponosi odpowiedzialności za jakość i treść usług zleconych za pośrednictwem Systemu SmartHotel oraz za treści opublikowane przez Obiekt w Cyfrowym Informatorze i w komunikacji za pośrednictwem poczty e-mail, SMS i WhatsApp, Messenger i innych kanałów.

VI. Szczególne warunki planu SmartGuest

SmartGuest to plan usług, który obejmuje:

  • dostęp do platformy CMS/ADMIN znajdującej się na dedykowanym adresie URL, gdzie Partner uzupełnia i edytuje dane dotyczące swojego Obiektu (logo, informacje tekstowe, zdjęcia, wideo, pliki w formacie PDF z listami cen, menu, itp., linki do strony Nieruchomości i innych stron);
  • dostęp dla Administratora;
  • możliwość udzielania dostępu osobom upoważnionym przez Administratora;
  • zakładka “Materiały QR” z gotowymi i dedykowanymi materiałami do pobrania przez
  • Obiekt, obejmującymi dedykowany kod QR i link dla Użytkowników Końcowych;
  • dostęp dla Użytkownika Końcowego do Cyfrowego Informatora na swoim Urządzeniu
  • (telefon komórkowy) poprzez zeskanowanie dedykowanego kodu QR lub otwarcie dedykowanego linku w przeglądarce internetowej.

VII. Szczególne warunki planu SmartChat

W ramach planu SmartChat, Partner uzyskuje dostęp do wszystkich usług planu SmartGuest oraz:

  • dostępu do usług komunikacyjnych Użytkowników Końcowych z Obiektem za pośrednictwem czatu online, WhatsApp, Messenger i innych, wraz z usługą SmartTranslate;
  • dedykowane zakładki “Gość” i “Pokoje”
  • „Prośby”, “Wiadomości masowe”, “Płatności” i “Zameldowanie”

W ramach planu SmartChat, Użytkownik Końcowy ma możliwość komunikacji z Obiektem za pośrednictwem widżetu “Komunikacja”, po wypełnieniu formularza kontaktowego przez Użytkownika Końcowego, zawierającego następujące dane (imię, nazwisko, adres e-mail, numer pokoju i numer telefonu). Partner, jako administrator danych osobowych Użytkownika Końcowego, ponosi odpowiedzialność za przetwarzanie takich danych zgodnie z prawem.

VIII. Szczególne warunki planu SmartAutomation

W ramach planu SmartAutomation, Partner uzyskuje dostęp do wszystkich usług objętych planem SmartGuest oraz planem SmartChat, a także:

  • tworzenia konta Obiektu i przygotowania go do użytku;
  • konfiguracji karty zameldowania/rejestracji, wiadomości powitalnych, Smart Automation;
  • zakładania kont dla wszystkich Użytkowników;
  • prezentacji sposobu korzystania z systemu SmartHotel przez Użytkowników Końcowych;
  • weryfikacji importowanych rezerwacji i pokoi;
  • dostępu do usługi zdalnego zameldowania;
  • możliwości edycji kart zameldowania/rejestracji oraz formularzy kontaktowych i innych w
  • Systemie;
  • nieograniczonego dostępu do pulpitu Użytkowników (Recepcja/Zarządzanie/
  • Właściciele);
  • dostępu do funkcji “Notatki”;
  • możliwości importu/eksportu rezerwacji z systemu zarządzania obiektami (PMS),
  • integracja z PMS w zależności od dostępności;
  • obsługi serwisowej poprzez Premium Support Chat;
  • usługi SmartTranslate w ramach SmartChat;
  • usług analitycznych zarządzania Obiektem;
  • usług masowego wysyłania wiadomości: SMS/E-mail.

IX. Szczegółowe warunki planu SmartApartment

W ramach planu SmartApartment Partner uzyskuje dostęp do wszystkich usług objętych planem SmartGuest i planem SmartChat oraz dodatkowo:

  • tworzenie konta dla Obiektu i jego przygotowanie do użytku, dla jednego lub nieograniczonej liczby apartamentów;
  • konfiguracja karty zameldowania/rejestracji, wiadomości powitalnych, Smart Automation;
  • tworzenie kont dla wszystkich użytkowników;
  • prezentacja sposobu korzystania z Systemu SmartHotel przez Końcowych Użytkowników;
  • walidacja importowanych rezerwacji i apartamentów; 
  • opcjonalnie za pomocą innych platform, kanałów (OTA), PMS, channel managerów;
  • dostęp do usługi zdalnego zameldowania;
  • możliwość edycji kart zameldowania/rejestracji oraz formularzy kontaktowych i innych w ramach Systemu;

X. Uruchomienie systemu SmartHotel

Wszystkie usługi planów mogą zostać uruchomione poprzez: (1) zawarcie Umowy, (2) akceptację Regulaminu (3) dokonanie opłaty za konfigurację (SetUp Fee) oraz opłatę za usługi (Service fee) zgodnie z Umową (4) uzyskanie dostępu do przesłanego przez SmartHotel linku po zawarciu Umowy, wypełnienie danych w formularzu oraz zaakceptowanie Regulaminu poprzez zaznaczenie pola “Zaloguj/Zaloguj się”. W przypadku uruchomienia usług przed dokonaniem opłaty, SmartHotel ma możliwość wstrzymania świadczenia usług w przypadku opóźnień w dokonaniu opłaty przekraczających okres 3 dni robocze, do momentu dokonania opłaty zgodnie z Umową.

XI. Moduł Asystenta AI oparty na ChatGPT

  1. Asystent AI oparty na ChatGPT jest modułem systemu SmartHotel, dostarczając użytkownikom interaktywnego wsparcia i odpowiedzi na różnego rodzaju pytania i zapytania Gości.
  2. Asystent AI jest modułem dodatkowym i może podlegać dodatkowej opłacie.
  3. ChatGPT, jako narzędzie zewnętrzne, jest wykorzystywane do generowania treści odpowiedzi. Firma SmartHotel nie ma kontroli nad treściami generowanymi przez ChatGPT.
  4. Treści wygenerowane przez ChatGPT mają charakter automatyczny i są wynikiem analizy i interpretacji tekstu wejściowego zawaretego m.in. w Cyfrowym Informatrorze. Nie są one pod redakcją ani kontrolowane przez firmę SmartHotel.
  5. Firma SmartHotel nie ponosi odpowiedzialności za treści generowane przez ChatGPT ani za ewentualne błędy, nieścisłości lub nieodpowiednie treści, które mogą pojawić się w odpowiedziach generowanych przez Asystenta AI.
  6. Użytkownicy korzystający z Asystenta AI opartego na ChatGPT są odpowiedzialni za ocenę i wykorzystanie treści generowanych przez system. Firma SmartHotel nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne szkody lub straty wynikłe z korzystania z tych treści.
  7. Firma SmartHotel dokłada wszelkich starań, aby zapewnić, że Asystent AI oparty na ChatGPT działa zgodnie z oczekiwaniami i standardami, ale nie może zagwarantować bezbłędnej pracy ani dokładności treści generowanych przez system.
  8. Korzystając z Asystenta AI opartego na ChatGPT, użytkownik akceptuje warunki i postanowienia tego regulaminu oraz rozumie, że treści generowane przez ChatGPT są automatycznie tworzone i firma SmartHotel nie ponosi za nie odpowiedzialności.
  9. Firma SmartHotel zastrzega sobie prawo do zmiany i aktualizacji funkcji Asystenta AI opartego na ChatGPT oraz tego regulaminu w dowolnym czasie.
  10. Korzystanie z Asystenta AI opartego na ChatGPT oznacza akceptację wszystkich postanowień tego regulaminu.

XII. Prawa autorskie SmartHotel

  1. SmartHotel udziela Partnerowi niewyłącznej licencji wyłączając prawo do dalszego sublicencjonowania lub upoważnienia do korzystania z systemu SmartHotel. Licencja udzielana jest dla konkretnego Obiektu z zastrzeżeniem warunku precedensu terminowego opłacenia opłat.
  2. Licencja jest udzielana na następujące zakresy użytkowania: (1) korzystanie w zakresie funkcjonalności systemu SmartHotel zgodnie z określonymi w Umowie warunkami i w celu wykonania Umowy; (2) reprodukcja, przekazywanie, przechowywanie, wyświetlanie, stosowanie, używanie systemu SmartHotel w celu wykonania Umowy; (3) umożliwienie osobom trzecim – Właścicielowi, Administratorowi i Użytkownikom – korzystanie z systemu SmartHotel zgodnie z jego przeznaczeniem i w celu wykonania Umowy; (4) wykorzystywanie informacji powstałych w wyniku działania systemu SmartHotel, w szczególności: danych, raportów, oświadczeń i innych dokumentów utworzonych w ramach tego użytkowania w celu wykonania Umowy.
  3. Partner ani żadna osoba upoważniona przez Partnera, w tym Właściciel, Administrator i Użytkownik, nie są uprawnieni do zmiany lub modyfikacji systemu SmartHotel w jakikolwiek sposób, za wyjątkiem ustawień dozwolonych w ramach wykonywania Umowy.
  4. Partner ani żadna z upoważnionych osób, w tym Właściciel, Administrator i Użytkownik, nie może bezpośrednio ani pośrednio: próbować odkryć kod źródłowy, kod wynikowy ani strukturę podstawową, pomysły, know-how ani algorytmy związane z Usługami lub jakimikolwiek oprogramowaniem, dokumentacją ani danymi związanymi z Usługami; modyfikować, tłumaczyć ani tworzyć dzieł lub utworów pochodnych opartych na Usługach lub systemie SmartHotel; używać Usług lub systemu SmartHotel na rzecz osób trzecich lub w sposób niezgodny z Umową, usuwać lub modyfikować jakiekolwiek oznaczenia praw własności intelektualnej lub znaki SmartHotel umieszczone w systemie SmartHotel. Partner ma prawo korzystać z materiałów przygotowanych do pobrania i druku z dedykowanym kodem QR dla Obiektu, a sam plik z dedykowanym kodem QR jest dostępny do wykorzystania w materiałach własnych Partnera tworzonych dla Obiektu.
  5. Partner nie jest uprawniony, między innymi, do korzystania z systemu SmartHotel w celach innych niż określone w Umowie.
  6. Partner zorganizuje wszystkie niezbędne środki, w tym środki techniczne, mające na celu zapobieganie nieautoryzowanemu korzystaniu z systemu SmartHotel oraz dostępowi do niego.
  7. SmartHotel oświadcza, że jest wyłącznym właścicielem i podmiotem uprawnionym do korzystania z systemu SmartHotel, w tym posiada niezbędne prawa do udzielania licencji na warunkach określonych w Umowie i Regulaminie.
  8. Znaki towarowe SmartHotel używane w systemie SmartHotel podlegają ochronie na podstawie przepisów, w tym m.in. polskiego prawa własności przemysłowej z dnia 30 czerwca 2000 r. (Dziennik Ustaw z 2001 r., nr 49, poz. 508).

XIII. Odpowiedzialność Partnera, korzystanie z Systemu SmartHotel przez osoby upoważnione przez Partnera

  1. Partner ponosi wyłączną odpowiedzialność za korzystanie z systemu SmartHotel oraz wszelkie tego konsekwencje przez osoby upoważnione przez Partnera, w tym Właściciela, Administratora i Użytkownika. W szczególności Partner musi zapewnić, że żadna osoba nie ma dostępu do systemu SmartHotel bez jego zgody.
  2. Partner jest zobowiązany niezwłocznie powiadomić SmartHotel o każdym nieautoryzowanym korzystaniu z systemu SmartHotel oraz udzielonych dostępach. W przypadku uzasadnionego podejrzenia naruszenia bezpieczeństwa systemu SmartHotel, SmartHotel zastrzega sobie prawo do zablokowania dostępu Partnera do wszystkich lub części usług objętych umową.
  3. Partner ponosi wyłączną odpowiedzialność za korzystanie z systemu SmartHotel i usług przez siebie lub innych upoważnionych osób, w tym Właściciela, Administratora i Użytkownika.
  4. Partner gwarantuje, że treści zamieszczane przez niego w systemie SmartHotel (w tym, ale nie tylko, artykuły, zdjęcia, filmy, marki i oprogramowanie) oraz funkcjonalności nie naruszają praw własności intelektualnej i przemysłowej. Każde nieautoryzowane użycie całości lub części takiej treści może stanowić naruszenie praw własności intelektualnej i przemysłowej, naruszenie praw publicznych, praw osobistych lub innych przepisów prawa lub obowiązujących regulacji i wiązać się z odpowiedzialnością cywilną i/lub karną.
  5. Partner gwarantuje również, że zamieszczane treści nie są w żaden sposób nielegalne. SmartHotel nie ponosi odpowiedzialności za treści zamieszczane przez Partnera i jego upoważnione osoby, w tym Właściciela, Administratora i Użytkownika, ale zastrzega sobie prawo do zablokowania dostępu do wszystkich lub części usług w przypadku wykrycia zamieszczenia w aplikacji nielegalnych treści. Partner ponosi wyłączną odpowiedzialność za treści zamieszczane przez jego upoważnione osoby, w tym Właściciela
  6. W szczególności zabrania się korzystania z usług w celu:
    1. publikowania komentarzy, filmów, zdjęć, treści wulgarnych, obraźliwych, agresywnych, pornograficznych, pedofilskich lub innego rodzaju treści o charakterze nieodpowiednim;
    2. zamieszczania stron zawierających komentarze lub obrazy mające na celu nękanie, groźby lub upokorzenie innych osób. W związku z tym Użytkownik końcowy nie powinien formułować negatywne opinie na temat innych osób, prowadzić ataki osobiste ani ataki oparte na rasie, narodowości, pochodzeniu etnicznym, religii, płci, orientacji seksualnej, niepełnosprawności ani innych różnic;
    3. propagowania, publikowania, promowania lub ułatwiania dystrybucji, przesyłania, wymiany, sprzedaży lub zakupu treści nielegalnych lub naruszających obowiązujące prawo;
    4. podawania się za inną osobę lub komunikowanie się pod fałszywym imieniem lub numerem pokoju, których nie jest się upoważnionym lub dozwolonym używać z jakiegokolwiek powodu, w tym między innymi popełniania przestępstwa;
    5. rozsyłania wirusów komputerowych lub plików, programów lub linii kodu, które mają na celu ograniczenie lub uszkodzenie działania sprzętu komputerowego lub telekomunikacyjnego;
    6. wysyłania spamu (wiadomości, w tym między innymi niezamówionych wiadomości promocyjnych) lub oferowania sprzedaży piramidowej, żądania nieautoryzowanych płatności lub datków online;
    7. zamieszczania lub udostępniania dostępu do stron internetowych sprzecznych z warunkami i postanowieniami umowy;
    8. rozpowszechniania materiałów naruszających prawa własności intelektualnej lub przeprowadzania pobierania chronionych prawem autorskim bez zgody uprawnionych właścicieli.
  7. W przypadku naruszenia warunków i postanowień umowy przez Partnera lub osoby upoważnione przez Partnera, w tym Właściciela, Administratora i Użytkownika, SmartHotel ma prawo natychmiast zablokować dostęp Partnera do usług systemu SmartHotel.
  8. SmartHotel nie ponosi żadnej odpowiedzialności za korzystanie z usług systemu przez Użytkowników końcowych.

XIV. Wykorzystanie powiadomień push

SmartHotel ograniczy wysyłanie powiadomień push do Użytkowników końcowych do określonego okresu czasu, który obejmuje: 10 dni przed dniem zameldowania i 10 dni po dniu zameldowania.

XV. Zgodność z obowiązującymi przepisami

Partner zgadza się korzystać z Usług zgodnie z obowiązującymi przepisami.

XVI. Konserwacja

W celu zapewnienia płynnego działania Systemu, SmartHotel przeprowadzać będzie działania konserwacyjne, które będzie starał się wykonywać poza okresami intensywnego korzystania z Systemu.

XVII. Dane osobowe

  1. Wykonanie Umowy przez SmartHotel może wiązać się z przetwarzaniem danych osobowych pracowników lub współpracowników Partnera (Personel) lub Użytkowników końcowych, którzy są osobami fizycznymi, których administratorem jest Partner lub inna przez Partnera wskazana jednostka, o czym SmartHotel powinien zostać poinformowany podczas zawierania Umowy lub w jej trakcie, jeśli jest to konieczne.
  2. Przetwarzanie danych w takim przypadku odbywać się będzie na podstawie postanowień Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz Polityki Prywatności – w ramach realizacji Umowy przez SmartHotel i wyłącznie w celu umożliwienia dostępu do Usług lub poprawy ich funkcjonalności oraz podejmowania działań mających na celu eliminację błędów lub aktualizację Systemu SmartHotel, i będzie bezpłatne.

XVIII. Warunki finansowe

  1. Wszystkie koszty związane z dostępem do Systemu SmartHotel i Usług (w tym, lecz nie ograniczając się do sprzętu, dostępu do sieci, włączonych funkcji, wiadomości tekstowych itp.) ponosi wyłącznie Partner, który jest odpowiedzialny za działanie swojego urządzenia i sieci. Użytkowanie Systemu SmartHotel i Usług przez Partnera podlega opłatom zgodnie z Umową. Dodatkowe moduły mogą wiązać się z dodatkowymi opłatami, które są ustalane indywidualnie. SmartHotel nie pobiera dodatkowych opłat za korzystanie z Usług przez Użytkowników końcowych.
  2. Do każdej opłaty zostanie doliczony podatek w wysokości wynikającej z obowiązujących przepisów prawa.
  3. W ramach Systemu SmartHotel dostępne są następujące metody płatności:
      1. płatność przelewem bankowym na podstawie faktury VAT dostarczonej
        Partnerowi i wystawionej zgodnie z indywidualnie ustalonymi zasadami w Umowie;
      2. płatność za pośrednictwem platformy Stripe Inc. z siedzibą w San Francisco, USA (www.stripe.com) za pomocą kart płatniczych, takich jak Visa, Mastercard lub American Express.
  4. Wybór płatności kartą płatniczą jako podstawowej formy płatności spowoduje obciążenie jej w przyszłości za kolejne okresy rozliczeniowe zgodnie z indywidualnie ustalonymi warunkami określonymi w Umowie.
  5. Szczegóły dotyczące metod płatności i wyboru metody płatności zostaną określone w Umowie.
  6. Wszystkie płatności elektroniczne są dokonywane zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi odpowiedniego operatora zewnętrznego takich płatności, a SmartHotel nie ponosi odpowiedzialności za ich poprawność. Partner zobowiązany jest zapoznać się z przepisami wymienionymi w powyższym zdaniu przed dokonaniem płatności.
  7. Wszystkie cykliczne Opłaty podlegają automatycznej waloryzacji począwszy od 1 stycznia 2022 r. i podwyższeniu w oparciu o aktualny dodatni wskaźnik wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych, ogłaszany przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w drodze obwieszczeń w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” w miesiącu lutym danego roku kalendarzowego  –  jednak każdorazowo nie mniej niż o 3 % netto. Waloryzacja potwierdzona będzie poprzez jednostronne powiadomienie, co najmniej w formie dokumentowej, Partnera przez SmartHotel dotyczące zmiany dotychczasowej wysokości Opłat, bez konieczności wypowiadania warunków Umowy i zawierania aneksu. 
  8. W przypadku płatności dokonywanych zgodnie z ustępem 3 lit. a, będą one dokonywane na podstawie faktur VAT wystawianych przez SmartHotel, z terminem płatności wynoszącym 7 dni na konto bankowe SmartHotel wskazane na fakturze zgodnie z terminami określonymi w Umowie. Strony dopuszczają możliwość dokonania płatności również kartą płatniczą lub opcją „szybki przelew” dostępną w banku Partnera. Dniem płatności będzie uznawany przez Strony dzień zaksięgowania środków na koncie bankowym SmartHotel.
  9. W ciągu 7 dni od dostarczenia faktury przez SmartHotel – Partner zobowiązany jest uiścić dodatkowe koszty za wybrane moduły oraz opłatę za wykorzystany pakiet wiadomości SMS w wysokości określonej w Umowie lub dodatkowe opłaty za korzystanie z WhatsApp oraz kosztów wysyłki SMS najczęściej na podstawie przedstawionej refaktury kosztów SMS, WhatsApp oraz usług dodatkowych 
  10. Dokumenty dotyczące płatności będą wysyłane na adres e-mail Partnera podany przy zawarciu Umowy.
  11. Opóźnienie w płatności wymienionych opłat o co najmniej 2 miesiące skutkować będzie m.in. niemożnością aktualizacji Systemu SmartHotel i modułów, co może uniemożliwić ich prawidłowe funkcjonowanie oraz spowodować zatrzymanie/blokadę korzystania z usług lub, zgodnie z wyborem SmartHotel, doprowadzić do rozwiązania lub zawieszenia licencji na System SmartHotel lub moduły, a także zawieszenia świadczenia usług objętych Umową przez SmartHotel, wyłącznie z winy Partnera.
  12. SmartHotel może oferować Partnerowi, obecnie dostępne w ofercie w dniu zgłoszenia, dodatkowe moduły za opłatą. Moduły mogą być również dostępne na koncie Partnera w ramach Systemu SmartHotel. W przypadku zainteresowania Partnera włączeniem modułu za określoną w ofercie cenę, Partner jest zobowiązany do złożenia w tym zakresie oświadczenia co najmniej w formie pisemnej lub aktywowania go w ramach dostępnego dla Partnera konta. Aktywacja modułu nie wymaga zmiany Umowy. Moduł zostanie aktywowany w ciągu maksymalnie 5 dni roboczych od momentu zaksięgowania na koncie bankowym SmartHotel wpłaty za niego. Dokonanie przez Partnera opłaty za moduł oznacza złożenie zamówienia i akceptację warunków Umowy w tym zakresie, w szczególności obowiązku zapłaty opłat za moduł. Brak korzystania z zamówionego modułu nie zwalnia Partnera z obowiązku terminowej zapłaty opłat za jego aktywację.
  13. SmartHotel może wykonywać dodatkowe prace (w tym IT/konsulting) dla Partnera, których zakres i warunki będą ustalane indywidualnie przez Strony za każdym razem i potwierdzone co najmniej w formie pisemnej. Prace te nie są objęte opłatami licencyjnymi i są dodatkowo płatne przez Partnera na podstawie faktury VAT wystawionej przez SmartHotel. Wykonanie dodatkowych prac nie stanowi zmiany w Umowie i nie wymaga aneksu.

XIX. Licencja na materiały dostępne w systemie SmartHotel

  1. Partner oświadcza, że posiada prawa własności intelektualnej (prawa autorskie lub znaki towarowe) do wszelkich treści, które tworzy lub udostępnia w Systemie SmartHotel. Postanowienia Regulaminu nie pozbawiają Partnera jego praw do własnych treści.
  2. Partner może udostępniać swoje treści każdej osobie w dowolnym czasie. Partner udziela SmartHotel niewyłącznej, przenoszalnej, włączając prawo do sublicencji, bezpłatnej i globalnej licencji na używanie, eksploatację, rozpowszechnianie, modyfikowanie, uruchamianie, reprodukowanie, publiczne wykonanie lub wyświetlanie, tłumaczenie oraz wykonywanie praw pochodnych na materiały udostępnione przez Partnera w CMS i w Ankiecie Obiektu. Oznacza to, na przykład, że udostępniając treści w profilu Obiektu, Partner udziela SmartHotel zgody na przechowywanie, kopiowanie i udostępnianie treści innym Użytkownikom. Licencja wygasa w momencie usunięcia treści przez Partnera. Partner może usunąć poszczególne elementy treści lub całą treść naraz, usuwając CMS.
  3. Partner może usunąć poszczególne elementy treści lub całą treść naraz, usuwając CMS. Przed usunięciem, Partner może w każdym czasie pobrać kopię swoich danych.
  4. Po usunięciu treść nie będzie widoczna dla innych Użytkowników, jednakże może nadal być obecna w innych systemach SmartHotel, w przypadku:
    1. gdy jest to niemożliwe do natychmiastowego usunięcia ze względu na ograniczenia techniczne (w takim przypadku treść zostanie usunięta najpóźniej 90 dni po jej usunięciu przez Partnera);
    2. gdy natychmiastowe usunięcie treści ograniczyłoby zdolność SmartHotel:
      1. do śledzenia i ustalenia nielegalnej działalności lub naruszeń naszych zasad i regulaminów (np. w celu ustalenia lub śledzenia nadużyć naszych produktów lub systemów),
      2. do spełnienia obowiązku prawnego, takiego jak zachowanie dowodów; lub
      3. do zastosowania się do żądania ze strony organu sądowego lub administracyjnego, organu ścigania lub administracji publicznej.
  5. W każdym z powyższych przypadków licencja pozostanie w mocy, dopóki treść nie zostanie całkowicie usunięta.

XX. Poufność

  1. SmartHotel oraz Partner zobowiązują się do wykorzystywania poufnych informacji uzyskanych w związku z wykonaniem Umowy dotyczących drugiej Strony, w tym w szczególności informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa Strony, o których mowa w art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji z dnia 16 kwietnia 1993 r., wyłącznie w celu realizacji Umowy, oraz do nie ujawniania takich informacji osobom trzecim bez zgody drugiej Strony, chyba że obowiązek ujawnienia informacji wynika z przepisów prawa.
  2. Każda ze Stron traktuje jako poufne wszystkie dane, materiały lub informacje, nie stanowiące tajemnicy przedsiębiorstwa, niezależnie od ich formy i treści, otrzymane od drugiej Strony, chyba że ta Strona wyraźnie wskazała, że takie materiały lub informacje mogą być ujawnione osobom trzecim.
  3. Strony zobowiązują się zachować w poufności warunki Umowy oraz liczbę ustalonych płatności.
  4. Strony zobowiązują się zachować poufność dotyczących poufnych informacji uzyskanych w związku z wykonaniem Umowy przez cały okres jej trwania oraz przez okres 5 lat po jej wygaśnięciu lub rozwiązaniu.
  5. W przypadku naruszenia zobowiązań określonych w niniejszym punkcie 5 przez Partnera, Partner zobowiązany jest zapłacić SmartHotel karę umowną w wysokości 10 000,00 zł za każde naruszenie, chyba że udowodni, że nie ponosi odpowiedzialności za takie ujawnienie. Ustalona kara umowna nie wyłącza dochodzenia odszkodowania przekraczającego jej wartość na ogólnych zasadach. Zapłata kary umownej nie wyłącza również odpowiedzialności karnej osoby ujawniającej dane, w szczególności ujawniającej treść Umowy między Stronami, osobom trzecim.

XXI. Zakończenie świadczenia usług. Rozwiązanie umowy z Partnerem

  1. Umowa między Partnerem a SmartHotel jest zawierana na czas nieokreślony, chyba że w jej treści określono inaczej.
  2. Umowy zawarte na czas określony automatycznie przedłużają się na kolejny okres, chyba że SmartHotel lub Partner zawiadomi drugą stronę pisemnie, na piśmie, oświadczeniem przesłanym pocztą elektroniczną lub w inny sposób, że nie zamierza przedłużyć umowy, nie później niż na 30 dni przed końcem okresu trwania umowy, pod rygorem nieważności.
  3. W przypadku umów na czas nieokreślony każda Strona ma prawo wypowiedzieć umowę z trzymiesięcznym okresem wypowiedzenia, obowiązującym na koniec miesiąca, pod warunkiem, że opłaty zostały zapłacone przez minimum 3 (trzy) okresy rozliczeniowe.
  4. Wypowiedzenie umowy wymaga formy pisemnej.
  5. W przypadku braku pełnej lub częściowej zapłaty opłaty za co najmniej jeden okresrozliczeniowy, naruszenia obowiązującego prawa lub innego naruszenia Regulaminu przez Partnera, SmartHotel ma prawo tymczasowo zawiesić lub nawet zablokować System SmartHotel do czasu uregulowania pełnej płatności przez Partnera lub usunięcia skutków naruszenia Regulaminu. System SmartHotel zostanie wznowiony w ciągu 7 dni roboczych od momentu uznania należności na koncie bankowym SmartHotelu. W przypadku braku płatności przez okres 2 miesięcy lub dłużej SmartHotel ma prawo natychmiast rozwiązać umowę. Rozwiązanie umowy wymaga formy pisemnej.
  6. W przypadku naruszenia warunków umowy lub Regulaminu przez Partnera, SmartHotel ma prawo tymczasowo zawiesić lub nawet zablokować System SmartHotel do czasu dokonania weryfikacji informacji o naruszeniach dokonanych przez Partnera – a jeśli weryfikacja wykaże pozytywne wyniki – dalszego zawieszenia lub zablokowania Systemu SmartHotel do czasu usunięcia naruszeń lub nawet natychmiastowego rozwiązania umowy. Rozwiązanie umowy wymaga formy pisemnej.
  7. Okres zawieszenia lub blokady wymieniony powyżej nie zwalnia Partnera z obowiązku zapłaty opłat przewidzianych w Umowie.
  8. W przypadku rozwiązania umowy Partner nie ma prawa do żądania zwrotu jakichkolwiek opłat dokonanych na korzyść SmartHotelu i zrzeka się wszelkich roszczeń w tej sprawie.
  9. Przy usunięciu konta SmartHotel usuwa wszystkie dane wprowadzone przez Partnera w działaniu Systemu SmartHotel, włącznie z historią rozmów, z zastrzeżeniem informacji określonych w sekcji Licencji.

XXII. Zgoda na marketing

Partner wyraża zgodę na wykorzystanie następujących materiałów i informacji:

  • oficjalna nazwa Partnera i Obiektu, w tym wszelkie znaki towarowe używane do odróżnienia działalności Partnera; znaki słowne, figuratywne i słowno-figuratywne zarejestrowane na rzecz Partnera lub identyfikujące Partnera w praktyce;
  • podstawowe informacje dotyczące zakresu usług SmartHotelu świadczonych na rzecz Partnera;

przez SmartHotel wyłącznie w celach reklamowych i marketingowych związanych z działalnością SmartHotelu, w następującym zakresie:

  • w Internecie, w tym, lecz nie ograniczając się do, na stronie głównej SmartHotel i na profilach SmartHotelu w mediach spocznościowych, w szczególności na facebook.com, instagram.com, twier.com, linkedin.com;
  • wszelkiego rodzaju informacyjne, marketingowe i handlowe treści dystrybuowane przez SmartHotel we wszystkich formach i we wszystkich dziedzinach eksploatacji.

Zgoda na działania marketingowe jest udzielana na czas nieokreślony.

XXIII. Zmiana warunków i postanowień

  1. Warunki i postanowienia mogą ulec zmianie zgodnie z technicznymi, ustawowymi i regulacyjnymi zmianami. Partner zostanie poinformowany o wszelkich zmianach warunków i postanowień za pośrednictwem Systemu SmartHotel lub na adres e-mail podany podczas zawierania Umowy.
  2. Strony zobowiązują się do wzajemnego powiadamiania siebie, w formie pisemnej, o wszelkich zmianach dotyczących wyżej wymienionych danych. Niezastosowanie się do obowiązku określonego w poprzednim zdaniu skutkować będzie uznaniem za skutecznie dostarczoną korespondencję wysłaną na poprzedni adres.
  3. W sprawach nieuregulowanych w Umowie i warunkach i postanowieniach będą obowiązywać powszechnie obowiązujące przepisy prawa. Spory, które mogą wyniknąć w związku z wykonaniem Umowy i warunkami i postanowieniami, będą rozstrzygane polubownie przez Strony w drodze negocjacji. Jeśli nie będzie możliwe polubowne rozstrzygnięcie sporu drogą negocjacji, taki spór zostanie poddany decyzji sądu powszechnego mającego siedzibę w Warszawie, Polska.
  4. Wszelkie powiadomienia, wezwania i inne komunikacje wymagane lub przewidziane w Umowie należy przekazywać w formie pisemnej.
  5. Jeżeli poszczególne postanowienia Umowy zostaną uznane za nieważne, pozostałe postanowienia Umowy pozostają ważne i obowiązujące, chyba że okoliczności wskazują, że bez nieważnych postanowień Umowa nie zostałaby zawarta. Nieważne postanowienia zostaną zastąpione postanowieniami uzgodnionymi przez Strony, a w przypadku braku porozumienia między Stronami – powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, które najlepiej odzwierciedlają pierwotną wolę i intencję Stron.
  6. Warunki i postanowienia stanowią załącznik do Umowy.
  7. Załączniki do Umowy stanowią integralną część Umowy. Załącznikami są:
    1. Warunki świadczenia usług dla Partnerów Systemu SmartHotel;
    2. Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych;
  8. Jeżeli postanowienia Umowy są sprzeczne z postanowieniami Warunków świadczenia usług, to postanowienia Umowy mają pierwszeństwo.

XXIV. Reklamacje

Reklamacje dotyczące Usług powinny być przesyłane drogą e-mailową na adres: [email protected].

SmartHotel rozpatrzy reklamację w ciągu 14 (czternastu) dni od daty jej otrzymania. Odpowiedź na reklamację zostanie wysłana na adres e-mail Partnera składającego reklamację, podany podczas rejestracji.

W celu rozpatrzenia reklamacji, pracownik SmartHotel może poprosić Partnera o podanie dodatkowych danych niezbędnych do jej prawidłowej identyfikacji, w tym adresu e-mail, imienia i nazwiska oraz numeru telefonu.

XXV. Zamknięcie obiektów na skutek decyzji organów państwowych

  1. Wyłącznie w przypadku nadzwyczajnych okoliczności, w tym całkowitego (100%) zamknięcia hoteli/apartamentów/obiektów noclegowych w wyniku decyzji organów państwowych, SmartHotel może, na wniosek Partnera przedstawiony w sposób należycie uzasadniony i co najmniej w formie dokumentu, zdecydować o zawieszeniu lub obniżeniu opłat wynikających z Umowy przez maksymalnie dwa miesiące, zależnie od wybranego Planu.
  2. SmartHotel poinformuje Partnera o przyznaniu lub odmowie przyjęcia wniosku Partnera co najmniej formie dokumentu, nie później niż w ciągu 7 dni od otrzymania wniosku. Przyznanie wniosku Partnera oznacza zwolnienie Partnera z obowiązku płacenia opłat wynikających z Umowy w określonym okresie, a Partner nie jest zobowiązany do ich późniejszej zapłaty. Zmiana ta nie stanowi zmiany Umowy i nie wymaga aneksu, a w celu nabrania skuteczności wymaga co najmniej formy dokumentu. Po upływie okresu zawieszenia lub obniżenia, bez konieczności składania dodatkowych oświadczeń woli, Umowa przywracana jest w brzmieniu obowiązującym przed zawieszeniem/obniżeniem.
  3. Przekroczenie przez Partnera terminów zawieszenia/obniżenia płatności, o których mowa powyżej, powoduje zawieszenie działania Systemu SmartHotel i uprawnia SmartHotel do natychmiastowego rozwiązania Umowy bez żadnych konsekwencji dla SmartHotel. Rozwiązanie Umowy dla swojej skuteczności wymaga co najmniej formy dokumentu.

XXVI. Prawa Partnera będącego konsumentem

  1. Partner będący konsumentem ma prawo odstąpić od Umowy bez podawania przyczyny i złożyć oświadczenie o odstąpieniu od Umowy w ciągu 14 dni od zakończenia Rejestracji.
  2. W celu zachowania terminu odstąpienia od Umowy, wystarczy, aby Partner będący konsumentem przesłał za pośrednictwem poczty poleconej na adres SmartHotel lub drogą elektroniczną na adres [email protected] informację o wykorzystaniu prawa odstąpienia.
  3. W przypadku odstąpienia od Umowy, SmartHotel niezwłocznie usunie wszystkie dane Partnera z systemu informacyjnego i z rejestru danych osobowych, chyba że przepisy prawa lub Polityka prywatności stanowią inaczej.
  4. W celu wyjaśnienia, wskazuje się, że odstąpienie od Umowy uniemożliwia korzystanie z Usług.
  5. Spory z Partnerami będącymi konsumentami będą rozstrzygane przez sądy powszechne w Polsce właściwe zgodnie z przepisami prawa. Partner będący konsumentem ma możliwość skorzystania z pozasądowego trybu rozstrzygania sporów i dochodzenia roszczeń przed Stałym Polubownym Sądem Konsumenckim przy Wojewódzkim Inspektorze Inspekcji Handlowej w Warszawie, Polska. Informacje dotyczące dostępu do ww. trybu rozstrzygania sporów i procedur można znaleźć pod adresem: hps://uokik.gov.pl, w zakładce “Rozstrzyganie sporów konsumenckich”.

XXVII. Kontakt

W przypadku wszelkich pytań, w szczególności dotyczących kwestii handlowych lub technicznych, Użytkownik może kontaktować się ze SmartHotel. Adres: Warszawa 00-838, ul. Prosta 67 Email: [email protected])

XXVIII. Postanowienia końcowe

  1. Załączniki do Regulaminu stanowią jego integralną część.
  2. Regulamin udostępniany jest bezpłatnie pod adresem https://mysmarthotel.com/pl/regulamin/ w formie umożliwiającej pobranie, zapisanie i wydrukowanie.
  3. Regulamin wchodzi w życie dniem 11.06.2022 r.