Regulamin Systemu SmartHotel

Definicje

Chatbot Premium

spersonalizowany chatbot, wewnątrz Messengera, na platformie Facebook do którego służy przygotowany Funpage techniczny z zastrzeżeniem, iż opcja ta może być dodatkowo płatna zgodnie z warunkami wskazanymi na pierwszej stronie Umowy

Fanpage techniczny

strona założona dla Obiektu przez SmartHotel w serwisie Facebook, przedstawiająca wizytówkę Obiektu jedynie w celu podłączenia Chatbot’a Premium

Obiekt

zarządzany przez Partnera hotel/apartament w którym zostanie wdrożony System SmartHotel i dla którego zostanie utworzone konto na podstawie Umowy

Panel Administratora

element Systemu SmartHotel w ramach którego osoba upoważniona w ramach Umowy może zarządzać Chatbotem Premium oraz zgłoszeniami Gości; dostęp do Panelu Administratora jest możliwy także przez SmartHotel Admin App

Partner

Podmiot zarządzający Obiektem zawierający Umowę ze SmartHotel

System SmartHotel

stworzony przez SmartHotel system komunikacji Partnera poprzez jego personel z Gościem z wykorzystaniem systemów  aktualnych na dzień składania oferty Partnerowi przez SmartHotel takich jak m.in. SmartHotel Premium Chatbot, SmartHotel Multi Chat System, SmartHotel Livechat, SmartHotel WhatsApp Chat, SmartHotel Bulk SMS do własnych Gości, SmartHotel Task Manager i Panel Administracyjny

Polityka Prywatności

dokument regulujący bezpieczeństwo ochrony prywatności i przetwarzania danych osobowych Gości; Polityka Prywatności stanowi nieodłączną część Regulaminu i dostępna jest pod adresem: mySmartHotel.com/legal/pp

Przerwa techniczna

związana z koniecznością przeprowadzenia prac konserwacyjnych lub modernizacyjnych przerwa w dostępności do Systemu SmartHotel, uniemożliwiająca lub utrudniająca korzystanie z Usług, o której Partner zostanie poinformowany z odpowiednim wyprzedzeniem nie krótszym 12h wraz z informacją o planowym czasie jej trwania, chyba że przerwa techniczna będzie wynikiem okoliczności nagłych – wówczas zostanie ona wprowadzona bez uprzedzenia jedna z podaniem szacunkowego czasu jej trwania.

Regulamin

niniejszy regulamin  SmartHotel, stanowiący załącznik do Umowy. W przypadku sprzeczności postanowień Umowy z postanowieniami Regulaminu wiążące są postanowienia Umowy. Regulamin stanowi załącznik do Umowy.

SmartHotel Admin App

aplikacja mobilna, dostępna na urządzenia z systemem iOS lub Android, za pomocą której wyznaczone  przez Partnera osoby w ramach Obiektu, komunikują się z Gośćmi i zarządzają zgłoszeniami nadesłanymi przez Gości

SmartHotel/ Usługodawca

SmartHotel spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie, adres: ul. Pawia 9, 31-154 Kraków, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000812741, NIP 5252807928, REGON 384929793, o kapitale zakładowym w wysokości 10.000 złotych

Umowa

umowa o współpracy zawierana między Partnerem a SmartHotel

Usługi

usługi świadczone przez SmartHotel drogą elektroniczną za pośrednictwem Systemu SmartHotel, takie jak m.in. dostęp do Panelu Administratora oraz usługi Chatbota Premium, wdrożonego na Fanpage’u technicznym Obiektu, jak również strony internetowej mySmartHotel.com 

Wstęp

  1. Regulamin określa ogólne warunki korzystania z Systemu SmartHotel i innych usług świadczonych drogą elektroniczną przez SmartHotel, w tym zasady dostępu do określonych materiałów i treści dla Obiektu.
  2. Regulamin jest udostępniany w ramach Systemu SmartHotel nieodpłatnie Partnerowi przy zawarciu Umowy (stanowi do niej Załącznik), a także – na żądanie – w taki sposób, który umożliwia pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie treści Regulaminu w normalnym toku czynności za pomocą systemu teleinformatycznego, z którego korzysta Partner. W przypadku rozbieżności między treścią Umowy a Regulaminu, rozstrzyga treść Umowy.

Ogólne warunki świadczenia usług

  1. W celu wdrożenia SmartHotel Admin App oraz Panelu Administratora (dostępnych pod adresem mySmarthotel.com) oraz ChatBot’a Premium w Obiekcie, spełnione muszą zostać następujące minimalne wymagania techniczne: (a) zainstalowana i zaktualizowana przeglądarka internetowa (rekomendowana CHROME browser), (b) opcjonalnie – urządzenie mobilne, pozwalające na korzystanie z aplikacji Facebook Messenger, WhatsApp (wyposażone w system operacyjny w wersji Android lub iOS) oraz aplikacji SmartHotel Admin App.
  2. SmartHotel nie ponosi odpowiedzialności za nienależyte świadczenie Usług, w przypadku, gdy w celu korzystania przez Partnera lub Gości Obiektu z Usług nie zostały odpowiednio wdrożone wymogi techniczne wskazane w pkt 1 powyżej. SmartHotel nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek zakłócenia w działaniu łącz teleinformatycznych, serwerów, interfejsów, przeglądarek.
  3. Zabrania się dostarczania treści bezprawnych (w tym w szczególności wprowadzania jako odpowiedzi w konwersacjach z Chatbotem Premium wyrażeń mających charakter dyskryminujący, obraźliwy, obrażający uczucia religijne, zawierających treści niewłaściwe, niecenzuralne oraz niezgodne z przepisami prawa lub dobrymi obyczajami) lub korzystania z LiveChat w aplikacji SmartHotel Admin App w sposób sprzeczny z obowiązującymi przepisami prawa, dobrymi obyczajami oraz zasadami współżycia społecznego. SmartHotel nie ponosi odpowiedzialności za treść wiadomości przekazywanych przez Gości i personelu Obiektu oraz konwersacji między nimi.
  4. SmartHotel nie zamieszcza w ramach Systemu SmartHotel ofert w formie elektronicznej.
  5. Partner nie jest uprawniony do zmiany ani modyfikowania Systemu SmartHotel w jakikolwiek sposób, poza ustawieniami dozwolonymi w ramach realizacji Umowy.
  6. Partner nie może bezpośrednio ani pośrednio: podejmować prób odkrycia kodu źródłowego, kodu wynikowego lub struktury bazowej, pomysłów, know-how lub algorytmów związanych z Usługami ani żadnego oprogramowania, dokumentacji lub danych związanych z Usługami; modyfikować, tłumaczyć ani tworzyć dzieł lub utworów pochodnych na podstawie Usług lub Systemu SmartHotel; używać Usług lub Systemu SmartHotel na rzecz osoby trzeciej lub w sposób niezgody z Umową; a także usuwać lub modyfikować wszelkich informacji o prawach własności intelektualnej lub oznaczeń SmartHotel umieszczonych w ramach Systemu SmartHotel.
  7. SmartHotel oświadcza, że jest wyłącznym właścicielem i podmiotem uprawnionym do korzystania z Systemu SmartHotel, w tym posiada niezbędne prawa do udzielenia licencji na warunkach określonych w Umowie.
  8. Znaki towarowe SmartHotel wykorzystane w Systemie SmartHotel podlegają ochronie  m.in. na podstawie ustawy z dnia 30 czerwca 2000 r. Prawo własności przemysłowej (Dz. U. 2001 Nr 49 poz. 508).

Usługi dostępne dla partnerów

  1. Udostępnienie Usług odbywa się poprzez m.in.: (1) utworzenie konta i przygotowanie go do użytkowania; (2) ustawienie karty meldunkowej/rejestracyjnej, welcome messages, smart automation; (3) założenia kont dla wszystkich użytkowników; (4) prezentację sposobu przyjmowania Gości; (4) sprawdzenie poprawności importowanych rezerwacji oraz pokoi; (5) ustawienie quick replies oraz technicznego fanpage’a – na warunkach określonych w Umowie.
  2. Partner za pośrednictwem odpowiednich funkcjonalności Systemu SmartHotel może wprowadzać dane Gości Obiektu w celu umożliwienia im korzystania z Chatbota Premium.
  3. Gościom dostęp do Chatbota Premium umożliwiony jest poprzez przesłanie do nich przez Partnera wiadomości SMS, e-mail bądź w ramach aplikacji WhatsApp z odpowiednim linkiem, po kliknięciu którego Gość zostaje przeniesiony do aplikacji Facebook Messenger/ aplikacji WhatsApp, bezpośrednio do konwersacji z Chatbotem Premium utworzonym dla danego Obiektu. Wysyłka wiadomości odbywa się poprzez Panel Administratora.
  4. Świadczenie Usług odbywa się w szczególności:
      1. poprzez umożliwienie konwersacji Gościa z Chatbotem Premium, obsługiwanym przez personel Obiektu za pośrednictwem funkcjonalności LiveChat, dostępnej w ramach SmartHotel Admin App, poprzez którą personel Obiektu komunikuje się z danym Gościem korzystając z zaprogramowanych ścieżek konwersacji (flow ChatBota Premium),
      2. poprzez umożliwienie wskazanemu przez Partnera personelowi Obiektu dostępu do Panelu Administratora oraz SmartHotel Admin App, dostępnych w ramach Systemu SmartHotel, w ramach których można odbierać i zarządzać zgłoszeniami, nadsyłanymi przez Gości oraz prowadzić z nimi konwersacje za pomocą LiveChat’u.
  5. W ramach Chatbota Premium Gość ma możliwość skorzystania z Usług takich jak:
      1. przeglądanie oferty dodatkowych aktywności, oferowanych przez Obiekt,
      2. tworzenie requestów dla personelu Obiektu, w tym w szczególności w zakresie zamówienia room service, sprzątania lub innych usług dostępnych w ramach oferty Obiektu,
      3. uzyskania informacji turystycznej, w formule FAQ.
  6. W razie naruszania postanowień Regulaminu, w szczególności dostarczenia bezprawnych treści dla funkcjonalności FAQ, sprzecznych z pkt 2 ust. 4 Regulaminu, niezgodnych z przepisami prawa lub dobrymi obyczajami, SmartHotel może wstrzymać działanie Chatbota Premium do momentu dostosowania  treści lub innych działań / zaniechań do postanowień Regulaminu.
  7. Partner jest wyłącznie odpowiedzialny za korzystanie przez niego z Usług oraz za to, co dzieje się za pośrednictwem jego konta. Partner może zezwolić personelowi Obiektu na korzystanie z Systemu SmartHotel w celu wykonywania Umowy. Partner dołoży starań, aby personel korzystający z Systemu SmartHotel nie używał go w sposób niezgodny z Umową.
  8. Za poufność i bezpieczeństwo swojego konta oraz przesyłanych danych odpowiedzialny jest wyłącznie Partner. Partner zobowiązany jest do niezwłocznego poinformowania SmartHotel o bezprawnym wykorzystaniu lub próbie wykorzystania jego konta przez osoby trzecie.

Płatności

  1. Płatności są uiszczane przez Partnera w kwotach i terminach wskazanych w Umowie.
  2. Płatności dokonywane będą na podstawie wystawionych przez SmartHotel faktur VAT do ostatniego dnia każdego miesiąca opatrzonych 7-dniowym terminem płatności na wskazany na fakturze numeru rachunku bankowego SmartHotel. Strony dopuszczają możliwość zapłaty także za pośrednictwem karty płatniczej lub dostępnej w banku Partnera opcji “szybkiego przelewu”. Za dzień zapłaty Strony poczytywać będą dzień uznania rachunku bankowego SmartHotel.
  3. Partner wyraża zgodę na wystawianie przez SmartHotel faktur elektronicznych bez podpisu odbiorcy oraz przesyłanie ich m.in. za pośrednictwem odpowiednich funkcjonalności Systemu SmartHotel.

Zaprzestanie świadczenia usług. Rozwiązanie umowy.

  1. W przypadku nieuregulowania przez Partnera którejkolwiek z opłat określonych w Umowie przez co najmniej jeden miesiąc lub innego trwałego naruszania Umowy SmartHotel jest uprawniony do czasowego wstrzymania, a nawet zablokowania Systemu SmartHotel do czasu uregulowania przez Partnera płatności w pełnej wysokości lub usunięcia skutków naruszenia Umowy. Wznowienie działania Systemu SmartHotel nastąpi najpóźniej w ciągu 7 dni roboczych po uznaniu rachunku bankowego SmartHotel kwotą zaległości. W przypadku braku płatności przez 2 miesiące lub więcej SmartHotel jest uprawniony do wypowiedzenia Umowy w trybie natychmiastowym. Wypowiedzenie dla swej skuteczności wymaga formy co najmniej dokumentowej.
  2. W przypadku naruszenia przez Partnera warunków Umowy lub Regulaminu SmartHotel jest uprawniony do czasowego wstrzymania, a nawet zablokowania Systemu SmartHotel do czasu niezbędnego do weryfikacji informacji o naruszeniach dokonanych przez Partnera – a w przypadku gdy weryfikacja okaże się pozytywna  – do dalszego wstrzymania lub zablokowania Systemu SmartHotel do czasu usunięcia naruszeń, a nawet do wypowiedzenia Umowy w trybie natychmiastowym. Wypowiedzenie dla swej skuteczności wymaga formy co najmniej dokumentowej.
  3. Czas zawieszenia lub blokad, o których mowa powyżej nie zwalnia Partnera z obowiązku regulowania opłat przewidzianych Umową.
  4. W przypadku wygaśnięcia Umowy, Partner nie jest uprawniony do żądania zwrotu jakichkolwiek opłat zrealizowanych na rzecz SmartHotel i zrzeka się wszelkich roszczeń w tym zakresie.
  5. Wraz z usunięciem konta, SmartHotel usuwa wszelkie dane wprowadzone przez Partnera w ramach funkcjonowania Systemu SmartHotel, w tym historię konwersacji.

Obsługa zapytań i reklamacje

  1. SmartHotel zobowiązuje się do zapewnienia aktualizacji Systemu SmartHotel w celu zapewnienia jej sprawnego funkcjonowania oraz usunięcia zaistniałych usterek za jakie ponosi odpowiedzialność. W przypadku problemów z działaniem Systemu SmartHotel, Partner powinien skontaktować się z Usługodawcą za pośrednictwem odpowiedniej funkcjonalności Systemu SmartHotel lub w formie wiadomości mailowej skierowanej na adres [email protected]
  2. Jeśli zgłoszenie dotyczy błędu występującego w ramach Systemu SmartHotel (np. brak reakcji Chatbota Premium na komendy, niewłaściwy przepływ ścieżek w ramach Chatbota Premium, wystąpienie komunikatu o błędzie w ramach Panelu Administratora), Partner powinien jak najdokładniej i precyzyjnie opisać błąd, tak aby SmartHotel mógł niezwłocznie przystąpić do jego usunięcia. Usługodawca nie odpowiada m.in. za błędy wynikające z działania serwisu Facebook oraz innych aplikacji od zewnętrznych dostawców, wykorzystywanych do poprawnego działania Systemu SmartHotel.
  3. W przypadku skierowania przez Gościa reklamacji na usługi  świadczone przez Obiekt bezpośrednio do SmartHotel, Partner zobowiązany jest przejąć zgłoszenie reklamacyjne najpóźniej w ciągu 36 godzin, od jego przekazania mu przez SmartHotel.

Dane osobowe

  1. Kwestie przetwarzania przez SmartHotel danych osobowych Gości, uregulowane zostały w Polityce prywatności dostępnej pod adresem https://mysmarthotel.com/legal/pp.  

Odpowiedzialność

  1. SmartHotel nie ponosi odpowiedzialności za szkody Partnera/ w Obiekcie wynikłe z przyczyn leżących po stronie Partnera/Obiektu lub Gościa.
  2. SmartHotel odpowiada tylko za dostarczanie Systemu SmartHotel. Wszelkie usługi w szczególności hotelowe, zamawiane za pośrednictwem Chatbota Premium, są świadczone na rzecz Gości przez Partnera w ramach Obiektu, zaś Usługodawca nie ponosi z tego tytułu odpowiedzialności jako dostawca Systemu SmartHotel.
  3. SmartHotel nie jest odpowiedzialny za jakikolwiek brak dostępu do Systemu SmartHotel, jeśli wynika on z działania zewnętrznych dostawców rozwiązań, z których korzysta SmartHotel oraz zewnętrznych stron www, w tym w szczególności: Chatfuel, Facebook Messenger, Twillo, CloudFlare.
  4. SmartHotel podejmuje wszelkie starania, aby zapewnić prawidłowe funkcjonowanie Systemu SmartHotel i zobowiązuje się do zapewnienia ciągłości jego działania z zastrzeżeniem Przerw technicznych, siły wyższej lub działań osób trzecich. Poprzez siłę wyższą rozumie się: zdarzenie nagłe, nieprzewidywalne, niezależne od woli Stron, wywołane przyczyną zewnętrzną, któremu przy zachowaniu staranności Strony nie są w stanie zapobiec, uniemożliwiające funkcjonowanie Systemu SmartHotel w całości lub części, jak np.: nadzwyczajna wichura, burza, ulewa, opad śniegu, powódź, suszę, pożar, trzęsienie ziemi, stan wojenny, stan wyjątkowy, embargo, wszelkie działania wojenne, akty sabotażu, strajki, wyłączenie możliwości przemieszczania się, gdy jest to niezbędne, akty władzy publicznej wyłączające lub istotnie ograniczające możliwość nabywania towarów lub usług koniecznych dla wykonania Umowy, zewnętrzna, będąca następstwem naruszenia zabezpieczeń ingerencja w system informatyczny.
  5. SmartHotel nie odpowiada za rzetelność, poprawność i kompletność danych lub  informacji zamieszczonych w ramach Systemu SmartHotel jakie nie pochodzą bezpośrednio od SmartHotel.
  6. SmartHotel nie ponosi odpowiedzialności za zakłócenia w działaniu łącz teleinformatycznych, serwerów, interfejsów, przeglądarek.
  7. Odpowiedzialność SmartHotel z tytułu szkody poniesionej przez Partnera w wyniku korzystania z Systemu SmartHotel ograniczona jest do wysokości 1-miesięcznych opłat należnych SmartHotel z na podstawie Umowy, chyba że szkoda jest wynikiem umyślnego działania lub zaniechania SmartHotel. SmartHotel nie odpowiada za utracone korzyści Partnera.

Zmiana regulaminu

  1. SmartHotel może zmienić Regulamin, w szczególności z ważnych powodów (zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa dotyczących działalności SmartHotel lub formy działalności SmartHotel) lub technicznych (np. modernizacja Systemu SmartHotel).
  2. Partner zostanie poinformowany o zmianie Regulaminu w wiadomości e-mail, wysłanej na 14 dni przed wejściem w życie Regulaminu w nowym brzmieniu. Jeśli Partner w ww. terminie nie sprzeciwi się wejściu w życie zmian, uważa się, że zaakceptował on Regulamin w zmienionej wersji bez zastrzeżeń. Jeżeli Partner zgłosił zastrzeżenia,  do końca trwania Umowy zastosowanie będą miały postanowienia poprzedniej wersji Regulaminu, chyba że nie będzie to możliwe z obiektywnych przyczyn.

Postanowienia końcowe

  1. Regulamin  podlega prawu polskiemu, które jest dla niego prawem właściwym.
  2. W przypadku sprzeczności postanowień Umowy z postanowieniami Regulaminu wiążące są postanowienia Umowy.
  3. Wszelkie spory wynikające z przestrzegania lub nieprzestrzegania Regulaminu lub pozostające w związku z Regulaminem Strony będą starały się rozwiązać polubownie w drodze negocjacji. Spory nierozwiązane w drodze czynności podjętych w celu polubownego rozwiązania sporu zostaną poddane rozstrzygnięciu Sądu Rejonowego dla m.st. Warszawy w Warszawie lub Sądu Okręgowego w Warszawie – w zależności od wartość przedmiotu sporu.
  4. W przypadku, gdyby jakiekolwiek postanowienie Regulaminu okazało się nieważne, pozostaje on w mocy co do pozostałej części, a postanowienia nieważne zostaną zastąpione takimi, które najbardziej oddają ich prawny oraz ekonomiczny sens.

Data wejścia w życie Regulaminu: 01.07.2021 r.