Migracja z papieru do technologii cyfrowej jest podstawowym elementem każdej strategii transformacji cyfrowej. Przejście na technologię cyfrową, chmurową i mobilną zasadniczo zmieniło sposób, w jaki firmy pracują z informacjami. Jednocześnie pozbywanie się papieru zawsze i wszędzie, gdzie tylko to możliwe, jest powodowane poprawą wydajności, redukcją kosztów i działaniem na rzecz ochrony środowiska. Pojęcie biura bez papieru było dyskutowane od lat, ale z wielu powodów nie zostało jeszcze w pełni zmaterializowane.

Oczywiście ostatnie wydarzenia zmieniły krajobraz technologii biurowej i istnieją spekulacje, że polityka pracy z domu uchwalona w wyniku pandemii COVID-19 może sygnalizować początek bardziej gwałtownego spadku zużycia papieru w środowisku biurowym . Chociaż potrzeba drukowania ad hoc może zniknąć, chęć całkowitego wyeliminowania papieru jest dziś mniej rozpowszechniona. W przypadku większości przedsiębiorstw całkowite wyeliminowanie druku i zużycia papieru jest trudne do uzasadnienia na podstawie poziomu zakłóceń w istniejącym przepływie pracy i operacjach biznesowych. Zidentyfikowane już aplikacje do drukowania na zapleczu nie znikną po prostu, o ile nie zostaną zastąpione jakąś formą cyfrowej alternatywy, co w wielu przypadkach jest nieopłacalne. Rzeczywiście, badania IDC pokazują, że organizacje spodziewają się bardzo niewielu zmian w wymaganiach dotyczących druku w ciągu najbliższych dwóch lat.

Jednocześnie wydaje się, że użycie papieru ma kluczowe znaczenie dla komunikacji i współpracy. Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna w większości organizacji jest zazwyczaj obsługiwana kilkoma kanałami. Komunikacja wewnętrzna lub między firmami jest w większości kontrolowana i zrodzona cyfrowo, podczas gdy komunikacja zewnętrzna jest bardziej prawdopodobna w formie papierowej. Na użycie papieru duży wpływ mają również nawyki i preferencje pracowników oraz poziom ich wiedzy na temat innych możliwych rozwiązań.