I. Jak SmartHotel chroni prywatność Partnerów, Administratorów, Userów i Użytkowników

1. Polityka dotyczy domeny internetowej mysmarthotel.com (dalej zwanej „Serwisem”) oraz Systemu SmartHotel udostępnianego przez SmartHotel spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie, adres: ul. Pawia 9, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000812741, NIP 5252807928, REGON 384929793, o kapitale zakładowym w wysokości 10.000,00 PLN, adres e-mail: [email protected], tel: +48 733 970 033.
2. SmartHotel z należytą starannością dobiera i stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych. SmartHotel zabezpiecza dane osobowe przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, jak również przed ich przetwarzaniem z naruszeniem obowiązujących przepisów prawa oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
3. Wszystkie terminy zawarte w Polityce Prywatności należy interpretować zgodnie z definicjami Regulaminu Partnera, znajdującego się na na stronie internetowej https://mysmarthotel.com/pl/regulamin/. 

II. Podstawa przetwarzania Twoich danych przez Partnerów

1. Administratorem danych osobowych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwanego dalej „Rozporządzeniem”) Użytkowników jest każdorazowo Partner, który zawarł Umowę ze SmartHotel dotyczącą realizacji usług objętych Regulaminem, ale też wskazany przez Partnera. SmartHotel pozostaje Administratorem danych osobowych w stosunku do danych Partnerów, Administratorów, Ownerów i Userów, a także osób odwiedzających Serwis. SmartHotel wykorzystuje dane osobowe jako Administrator danych zgodnie z informacjami zawartymi w Polityce lub na podstawie odpowiedniej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zawartej z Partnerem jako Administratorem lub podmiotem wskazanym przez Partnera.
2. Zakres powierzenia danych przez Partnera lub podmiot wskazany przez Partnera jest każdorazowo, indywidualnie określany przez Partnera i zależy od rodzaju Usług objętych Umową pomiędzy SmartHotel a Partnerem oraz indywidualnego sposobu korzystania z tych Usług przez Użytkownika. 
3. SmartHotel jest podmiotem, któremu Partner powierza przetwarzanie danych osobowych Użytkowników, a więc jako procesor, może przetwarzać te dane wyłącznie w zakresie i celu określonym poniżej oraz w związku ze świadczeniem Usług określonych w Regulaminie. Przetwarzanie danych osobowych przez SmartHotel w charakterze procesora odbywa się wyłącznie w czasie obowiązywania Umowy Powierzenia zawartej z Partnerem. 
4. Dane osobowe są przetwarzane przez SmartHotel w ramach korzystania z usług oferowanych Systemie SmartHotel w ramach Planu SmartHotel oraz SmartChat. System w Planie SmartGuest nie pobiera i nie przetwarza danych osobowych Użytkowników. W ramach Planu SmartGuest SmartHotel korzysta jedynie z plików cookies do celów analitycznych o czym poniżej. 
5. Partner, Administrator, Owner, User i Użytkownik, jak również osoba odwiedzająca Serwis akceptując Politykę zgadza się na przetwarzanie przez SmartHotel  jego danych osobowych.

III. Cel i podstawa przetwarzania

1. SmartHotel, działając jako administrator przetwarza dane Partnerów, Administratorów i Userów w celu realizacji Usług opisanych w Regulaminie, w tym zapewnienia ich należytej jakości, w wyniku uzyskania dostępu do Systemu poprzez wskazanie wymaganych danych osobowych, w szczególności w celu zapewnienia tym osobom możliwości komunikowania się ze SmartHotel. 
2. SmartHotel działając jako administrator przetwarza dane osób odwiedzających Serwis. 
3. SmartHotel działa jako procesor na polecenie Partnera w celu zapewniania komunikacji  pomiędzy Partnerami, Administratorami, Ownerami, Userami i  Użytkownikami za pomocą aplikacji WhatsApp i Messenger oraz jako Administrator danych osobowych Użytkowników w celach komunikacji bezpośredniej z Użytkownikiem w zakresie rozpoznawania reklamacji, marketingu bezpośredniego usług, obsługi zapytań.   
4. Dane przetwarzane są również w celu monitorowania poprawności realizacji Regulaminu, jako Umowy zawartej w drodze akceptacji przez Partnera, Administratora, Usera i Użytkownika przez cały okres jej trwania na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (Regulamin jest instrumentem prawnym tożsamym umowie).
5. Ponadto SmartHotel przetwarza Dane w celu:
   1. wypełnienia prawnie ciążących na SmartHotel obowiązków – przez czas wykonywania tych obowiązków lub przez czas, w którym przepisy prawa nakazują przetwarzanie danych, lub przez czas, w którym SmartHotel może ponieść konsekwencje niewykonania obowiązku wynikającego z przepisów prawa, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO (np. obowiązki rachunkowe i podatkowe oraz informacje o przebiegu świadczenia Usług);
   2. dochodzenia swoich praw lub ochrony przed roszczeniami Partnerów, Administratorów, Userów i Użytkowników, a także podmiotów trzecich (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
   3. wysyłania wiadomości zawierających treści marketingowe pocztą elektroniczną na wskazany przy zapisie na newsletter adres e-mail – do momentu rezygnacji z newslettera, na podstawie niezależnej, dobrowolnej zgody zgodnej z wymogami art. 6 ust. 1 lit. a) RODO;
   4. udostępniania treści gromadzonych w Serwisie na podstawie uzasadnionego interesu polegającego na rozpowszechnianiu treści znajdujących się w Serwisie  (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO);
   5. marketingu bezpośredniego usług własnych w rozumieniu gromadzenia i analizy danych w celu zbudowania bazy potencjalnych odbiorców wiadomości newsletter oraz oceny ich potrzeb i preferencji, w ramach prawnie uzasadnionego interesu SmartHotel, polegający na ochronie praw na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
   6. odpowiedzi na zapytania poprzez dane kontaktowe udostępnione w Systemie, w ramach formularzy kontaktowych zamieszczonych w Serwisie  oraz korespondencji przesłanej do SmartHotel za pośrednictwem poczty elektronicznej bądź innych form komunikacji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
   7. zawierania i realizacji zawartych umów z SmartHotel i czynności mających na celu jej zawarcie tj. umówienie prezentacji Systemu, przygotowanie oferty, rejestracji i utrzymania dostępów do Systemu Partnera, Administratora, Usera i Użytkownika, świadczenia usług elektronicznych przez SmartHotel w ramach umowy z Partnerem, wsparcia technicznego (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
   8. obsługa reklamacji, w tym rozwiązywanie problemów technicznych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO prawnie uzasadniony interes SmartHotel, polegający na ochronie praw Administratora i użytkownika);
   9. generowania plików cookies, gromadzenia danych udostępnianych w ramach Systemu SmartHotel i Serwisu lub w celach marketingowych, w tym marketingu bezpośredniego, tj. otrzymywania za pomocą środków porozumiewania się na odległość (e-mail, SMS, telefon) wszelkich materiałów o charakterze handlowym, marketingowym i informacyjnym, związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez SmartHotel, 
   10. śledzenia geolokalizacji urządzenia przenośnego w celu pełnienia  jakim jest nadzoru nad realizacją Usług związanych z zameldowaniem w Obiekcie jako usług opartych na lokalizacji, z których Użytkownik i osoby upoważnione chcą skorzystać na podstawie zawartej umowy z Partnerem (podstawa prawna – art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
6. Udostępniania danych osobowych jest dobrowolne, jednak brak udostępnienia niektórych z wymaganych danych może skutkować brakiem możliwości wykonania przez nas Usług lub odpowiedzi na kierowane do SmartHotel zapytania.
7. Partner, Administrator, Owner, User oraz Użytkownik może w każdej chwili wycofać udzieloną zgodę na przetwarzanie danych osobowych, co nie będzie jednak wpływać na zgodność z prawem wykorzystania  danych  w okresie od wyrażenia zgody, do jej cofnięcia.

IV. Rodzaj przetwarzania danych osobowych Użytkownika

1. W celu świadczenia Usług SmartHotel przetwarza następujące dane osobowe Użytkownika:
   1. imię;
   2. nazwisko;
   3. adres e-mail, służący do rejestracji, identyfikujący Użytkownika;
   4. nr pokoju/apartamentu w Hotelu zgodnie z rezerwacją;
   5. numer telefonu;
   6. nr WhatsApp;
   7. dane dotyczące aktywności, takie jak informacje o udostępnieniu Systemu SmartHotel, informacje o jego pobraniu ze Sklepu Internetowego, informacje o dokonaniu wpisu (komentarza), informacje o dokonaniu operacji oceny (rating) SmartHotel;
   8. dane o geolokalizacji urządzenia służącego do korzystania z Systemu.
2. Ponadto SmartHotel wykorzystuje adresy IP zbierane w trakcie połączeń internetowych w celach technicznych, związanych z administracją serwerami, które służą również do zbierania ogólnych, statystycznych informacji demograficznych (np. o regionie, z którego następuje połączenie).

V. Rodzaj przetwarzania danych osobowych Partnera, Administratora i Usera

1. W celu świadczenia Usług SmartHotel przetwa następujące dane osobowe Partnerów, Ownerów, Administratorów i Userów:
   1. imię;
   2. nazwisko;
   3. adres e-mail, służący do rejestracji, identyfikujący Partnera, Administratora lub Usera;
   4. numer telefonu;
   5. nr WhatsApp;
   6. stanowisko/funkcja pełniona u Partnera;
   7. dane dotyczące aktywności, takie jak informacje o udostępnieniu Systemu SmartHotel, informacje o jego pobraniu ze Sklepu Internetowego, informacje o dokonaniu wpisu (komentarza), informacje o dokonaniu operacji oceny (rating) SmartHotel. 
2. Ponadto SmartHotel wykorzystuje adresy IP zbierane w trakcie połączeń internetowych w celach technicznych, związanych z administracją serwerami, które służą również do zbierania ogólnych, statystycznych informacji demograficznych (np. o regionie, z którego następuje połączenie).

VI. Rodzaj przetwarzania danych osobowych osoby odwiedzającej serwis

1. SmartHotel przetwa następujące dane osobowe osób odwiedzających Serwis:
   1.  korzystających z Serwisu w celu wyświetlenia jego zawartości: 
      1. adres ip urządzenia lub inne identyfikatory oraz informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookies.
   2. korzystających z formularza kontaktowego znajdującego się na stronie Kontakt z nami – SmartHotel:
      1. imię;
      2. nazwisko;
      3. adres e-mail, służący do komunikacji za pośrednictwem formularza;
      4. numer telefonu;
   3. korzystających z Serwisu w celu umówienia prezentacji za pośrednictwem formularza znajdującego się w Serwisie poprzez skorzystanie z widgetu “Umów Prezentację”:
      1. imię;
      2. nazwisko;
      3. adres e-mail, służący do komunikacji za pośrednictwem formularza;
      4. numer telefonu;
      5. danych kontaktowych reprezentowanego Obiektu;
      6. stanowisko/funkcja pełnionej w reprezentowanym Obiekcie;
2. Ponadto SmartHotel wykorzystuje adresy IP zbierane w trakcie połączeń internetowych w celach technicznych, związanych z administracją serwerami, które służą również do zbierania ogólnych, statystycznych informacji demograficznych (np. o regionie, z którego następuje połączenie).

VII. Obowiązki związane z przetwarzaniem danych osobowych

1. Partner, Administrator, Owner,  User, Użytkownik oraz osoba korzystająca z Serwisu zobowiązani są do wskazywania SmartHotel pełnych, aktualnych i prawdziwych danych. 
2. Partner, Administrator, Owner, User, Użytkownik oraz osoba korzystająca z Serwisu zobowiązani są do nie przekazywania SmartHotel danych osobowych osób trzecich. Jeżeli natomiast przekaże takie dane, każdorazowo zobowiązuje się i gwarantuje, że dysponuje podstawą prawną pozwalającą  na udostępnienie takich danych.

VIII. Kontrola przetwarzania danych osobowych

1. Partner, Administrator, Owner, User, Użytkownik oraz raz osoba korzystająca z Serwisu ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu SmartHotel. Skorzystanie z uprawnień określonych w ustępie powyżej może być realizowane w przypadku usunięcia danych w pierwszej kolejności poprzez zaprzestanie korzystania z Systemu, a dalej  poprzez wysłanie na adres e-mail [email protected] stosownego żądania wraz z podaniem imienia i nazwiska oraz adresu poczty elektronicznej (e-mail).
2. Partner, Administrator, User, Owner,Użytkownik raz osoba korzystająca z Serwisu posiada prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, w przypadku gdy uzna, że przetwarzanie jego   danych osobowych narusza przepisy związane z przetwarzaniem danych osobowych, w tym RODO.

IX. Odbiorcy danych osobowych

1. Dane Partnera, Administratora, Ownera, Usera, Użytkownika oraz osób korzystających z Serwisu mogą być udostępniane podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na mocy obowiązujących przepisów prawa, w tym właściwym organom wymiaru sprawiedliwości. Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym je na zlecenie SmartHotel, to jest partnerom świadczącym usługi związane z hostingiem, administracją, utrzymywaniem oraz zarządzaniem Systemem SmartHotel i Usługami, podmiotom zewnętrznym świadczącym usługi wsparcia teleinformatycznego, firmom świadczącym usługi pośrednictwa w płatnościach drogą elektroniczną, zewnętrznym firmom księgowe, prawnikom, upoważnionym do tego na podstawie odrębnych przepisów organy państwowe (urzędy skarbowe, sądy, komornicy itp.).
2. Poza tym przy świadczeniu Usług SmartHotel korzysta z pomocy podwykonawców w zakresie usług hostingu, administrowania serwisem jak również potencjalnie innych, z którymi relacja zostanie nawiązana w związku z rozbudową lub modyfikacją Usług.
3. SmartHotel świadczy Usługi na całym świecie i współpracuje z partnerami na całym świecie dlatego też dostęp do danych klientów SmartHotel mogą posiadać partnerzy z regionów świata na terenie których przepisy dotyczące zbierania i wykorzystywania danych, będą się różniły od prawa europejskiego. SmartHotel zaznacza, jednak że do przekazania danych osobowych do innego państwa dochodzi tylko wówczas, gdy Partner, Administrator, Owner, User, Użytkownik korzysta z Usług Hotelu na terenie tego państwa. Jeżeli Partner, Administrator, Owner, User, Użytkownik zamierza korzystać z Usług na terenie państwa znajdującego się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, jego dane osobowe będą przekazywane do dystrybutora w tym państwie (to jest państwie spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego) w tym i do Stanów Zjednoczonych. W przypadku przekazania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy do państw, wobec których Komisja Europejska nie stwierdziła odpowiedniego stopnia ochrony, SmartHotel stosuje odpowiednie zabezpieczenia określone przepisami RODO, w tym standardowe klauzule umowne w zawieranych umowach powierzenia przetwarzania danych. Uzyskanie informacji o stosowanych zabezpieczeniach oraz otrzymanie kopii tych zabezpieczeń możliwe jest w siedzibie SmartHotel. Dane osobowe osób odwiedzających Serwis nie są przekazywane do państw znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

X. Okres przechowywania danych i inne informacje

1. Dane osobowe będą przechowywane tylko przez okres niezbędny do zrealizowania określonego celu, w którym zostały zebrane, a więc do wykonania postanowień Regulaminu oraz na potrzeby zachowania zgodności z przepisami prawa. 
2. Dane osobowe Partnerów, Ownerów, Administratorów, Userów i Użytkowników będą przechowywane przez:
   1. okres trwania korzystania z Systemu przez Użytkownika albo czas korzystania przez Użytkownika z Usług oferowanych przez Partnera;
   2. okres współpracy pomiędzy SmartHotel a Partnerem, dla którego Administrator i User  pracuje/ którego reprezentuje lub
   3. do czasu cofnięcia bądź modyfikacji udzielonej zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, a w przypadku danych geolokalizacyjnych urządzenia przenośnego wyłącznie do zakończenia korzystania z Systemu lub
   4. czas niezbędny do realizacji innych celów.
3. 1. Dane osobowe będą przechowywane także po ww. okresach przez okres wymagany obowiązującymi przepisami prawa lub okres potrzebny SmartHotel do ochrony bądź dochodzenia swoich praw.

    

   1. W przypadku rozwiązania Regulaminu, wskutek którego następuje zaprzestanie korzystania z Systemu przez Partnera,  Ownerów, Administratora, Usera, Użytkownika, SmartHotel usunie, bez możliwości ich późniejszego odzyskania, zapisane tam informacje, w tym wszelkie dane osobowe.
   2. SmartHotel nie prowadzi operacji polegających na automatycznym tworzeniu profili osobowych Partnerów, Ownerów, Administratorów, Userów, Użytkowników, a także osób odwiedzających Serwis. 

XI. Polityka cookies

1. Pliki cookies zwane także „ciasteczkami” są to pliki tekstowe zapisywane i przechowywane w pamięci urządzenia wykorzystywanego do przeglądania stron internetowych (np. komputer PC, notebook, tablet, palmtop, telefon komórkowy). Z plikami tymi, po ich zapisaniu, łączy się serwer albo serwery uzyskując do nich odpowiedni dostęp.
2. SmartHotel korzysta z plików cookies w celach:
   1. statystycznych,
   2. konfiguracji Systemu SmartHotel i Usług – umożliwiają ustawienia funkcji i usług zgodnie z preferencjami Partnerów, Ownerów, Administratorów, Userów, Ownerów, Użytkowników oraz osób odwiedzających Serwis; 
   3. korzystania z kodów QR;
   4. uwierzytelniania – umożliwiają informowanie gdy Partner, Administrator, User, Owner i Użytkownik korzystają z dostępu do Systemu, dzięki czemu witryna może pokazywać odpowiednie informacje i funkcje;
   5. analizy i badania zachowania Partnerów, Administratorów, Ownerów, Userów, Użytkowników oraz osób odwiedzających Serwis – umożliwiają odczytanie preferencji i poprzez ich analizę ulepszanie i rozwijanie produktów i usług. 
3. Zbieranie informacji odbywa się anonimowo, bez identyfikowania danych osobowych poszczególnych Partnerów, Administratorów, Ownerów, Userów, Użytkowników oraz osób odwiedzających Serwis, chyba że ustawienia urządzenia końcowego pozwalają na taką identyfikację.
4. Poprzez zmianę ustawień oprogramowania wykorzystywanego do korzystania z Systemu SmartHotel oraz Serwisu istnieje możliwość określenia warunków przechowywania oraz warunków uzyskiwania dostępu do plików cookies wykorzystywanych przez System i Serwis, w szczególności możliwość całkowitego wyłączenia ich obsługi. Należy jednak pamiętać, że usunięcie lub blokada plików zwanych „ciasteczkami” może wiązać się z tym, że niektóre sekcje SmartHotel i Serwisu nie będą funkcjonowały poprawnie. W celu zmiany ustawień związanych z obsługą plików cookies należy odpowiednio skonfigurować oprogramowanie wykorzystywane do korzystania z Systemu SmartHotel bądź Serwisu. Stosowne informacje w tym zakresie można uzyskać korzystając z pomocy technicznej dla takiego oprogramowania lub kontaktując się z jego dostawcą. Brak zmiany ustawień oprogramowania stanowi w myśl art. 173 ust. 2 Ustawy prawo telekomunikacyjne wyrażenie zgody na korzystanie przez System SmartHotel z plików cookies w celach wyżej określonych.

XII. Zmiany polityki prywatności

W związku z ciągłym rozwojem i postępem techniki zasady określone w Polityce mogą ulec zmianie. O zmianie tych zasad zostaniesz poinformowany z odpowiednim wyprzedzeniem, nie później niż na 7 dni przed ich wprowadzeniem, poprzez zamieszczenie nowej treści niniejszego dokumentu na stronie internetowej https://mysmarthotel.com/pl/legal-pp/.