Załącznik B do regulaminu systemu SmartHotel - Partner

Umowa powierzenia danych osobowych

I. Uwagi wprowadzające

  1. W ramach wykonywania przez SmartHotel Umowy przetwarzane są dane osobowe Pracowników lub Współpracowników Partnera, w tym Ownerów, Administratowór i Userów oraz Użytkowników, których wyłącznym administratorem jest Partner lub też podmiot przez niego wskazany. Partner jedynie powierza SmartHotel (w przypadku, gdy to Partner jest administratorem danych osobowych Użytkowników), w trybie art. 28 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (zwanego w dalszej części „Rozporządzeniem”) zbiory danych osobowych (dalej jako „Zbiory Danych”) do przetwarzania, na zasadach i w celu określonym w Umowie. SmartHotel zobowiązuje się przetwarzać powierzone mu Zbiory Danych wyłącznie na polecenie Partnera zgodnie z Umową, Rozporządzeniem oraz z innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego, które chronią prawa osób, których dane dotyczą.
  2. SmartHotel oświadcza, iż stosuje środki bezpieczeństwa spełniające wymogi Rozporządzenia.
  3. Dane będą przetwarzane przez SmartHotel wyłącznie w Okresie Obowiązywania Umowy.

II. Cel przetwarzania i zakres danych

  1. Zbiory Danych będą przetwarzane przez SmartHotel w celu wykonania obowiązków wynikających z Umowy tj. m.in. korzystania z Systemu SmartHotel przez Partnera, poprawnego działania Systemu SmartHotel i umożliwienia komunikacji z osobą korzystającą z usług Partnera oraz zdalnego potwierdzenia rezerwacji.
  2. Zbiory Danych będą zawierały dane osobowe Pracowników lub Współpracowników Partnera, w tym Ownerów, Administratorów i Userów oraz Użytkowników.
  3. Powierzone na podstawie Umowy Zbiory Danych zawierają następujący zakres danych osobowych: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu komórkowego, numer WhatsApp, numer pokoju podawany przy rezerwacji.

III. Sposób przetwarzania danych osobowych

  1. Zbiory Danych będą przetwarzane w formie cyfrowej tj. w ramach korzystania z Systemu SmartHotel.
  2. Przetwarzanie Zbiorów Danych będzie polegało na wykonywaniu takich operacji, jak: zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie.

IV. Zobowiązania SmartHotel

  1. SmartHotel zobowiązuje się wykonywać Umowę z najwyższą starannością w celu technicznego zabezpieczenia interesów Partnera lub podmiotu będącego administratorem danych osobowych Pracowników lub Współpracowników Partnera, w tym Ownerów, Administratorów i Userów oraz Użytkowników w zakresie przetwarzania Zbiorów Danych.
  2. SmartHotel zobowiązuje się dołożyć należytej staranności przy przetwarzaniu powierzonych Zbiorów Danych.
  3. SmartHotel zobowiązuje się, przy przetwarzaniu powierzonych Zbiorów Danych, do ich zabezpieczenia poprzez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających adekwatny stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanym z przetwarzaniem Zbiorów Danych, o których mowa w art. 32 Rozporządzenia.
  4. SmartHotel zobowiązuje się do nadania formalnych upoważnień do przetwarzania danych osobowych, w takim zakresie, w jakim sam SmartHotel jest na podstawie Umowy upoważniony do przetwarzania Zbiorów Danych, wszystkim osobom, które będą przetwarzały powierzone Zbiory Danych w celu realizacji Umowy.
  5. SmartHotel zobowiązuje się zapewnić zachowanie w tajemnicy (o której mowa w art. 28 ust. 3 pkt. b Rozporządzenia) przetwarzanych Zbiorów Danych przez osoby, które upoważnia do przetwarzania Zbiorów Danych w celu realizacji Umowy, zarówno w trakcie zatrudnienia ich u SmartHotel, jak i po ustaniu zatrudnienia.
  6. Zależnie od decyzji Partnera w tym zakresie, w terminie do 14 dni roboczych od dnia zakończenia Umowy, podmiot przetwarzający jest zobowiązany do usunięcia lub zwrotu wszelkich powierzonych mu danych osobowych oraz usunięcia wszelkich ich istniejących kopii, chyba, że obowiązujące przepisy prawa nakazują przechowywanie tych danych osobowych.
  7. W miarę możliwości, SmartHotel pomaga Partnerowi lub podmiotowi będącemu administratorem danych osobowych Użytkoników w niezbędnym zakresie wywiązywać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą oraz wywiązywania się z obowiązków określonych w art. 32-36 Rozporządzenia.
  8. SmartHotel, po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych, bez zbędnej zwłoki zgłasza je Partnerowi lub podmiotowi będącemu administratorem danych osobowych Pracowników lub Współpracowników Partnera, w tym Ownerów, Administratorów i Userów oraz Użytkowników, najpóźniej ciągu 1 dnia roboczego od chwili zaistnienia naruszenia.
  9. SmartHotel oświadcza, że system, w którym będą przetwarzane dane, będzie co najmniej spełniał wymagania określone w art. 32 Rozporządzenia, w tym między innymi: pseudonimizację i szyfrowanie danych osobowych; zdolność do ciągłego zapewniania poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania; zdolność do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego; regularne testowanie, mierzenie i ocenianie skuteczności środków technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania.
  10. SmartHotel jest odpowiedzialny za zawinione udostępnienie lub wykorzystanie danych osobowych niezgodnie z treścią Umowy, a w szczególności za udostępnienie powierzonych do przetwarzania Zbiorów Danych osobom nieupoważnionym.
  11. SmartHotel zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Partnera lub podmiotu będącego administratorem danych osobowych Pracowników lub Współpracowników Partnera, w tym Ownerów, Administratorów i Userów oraz Użytkowników o jakimkolwiek postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym przetwarzania przez SmartHotel Zbiorów Danych określonych w Umowie, o jakiejkolwiek decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania tych danych, skierowanych do SmartHotel, a także o wszelkich planowanych, o ile są wiadome, lub realizowanych kontrolach i inspekcjach dotyczących przetwarzania u SmartHotel tych Zbiorów Danych, w szczególności prowadzonych przez inspektorów upoważnionych przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Niniejszy ustęp dotyczy wyłącznie Zbiorów Danych powierzonych SmartHotel przez Partnera lub podmiot będący administratorem danych osobowych Gości.
  12. SmartHotel jest zobowiązany do udostępnienia Partnerowi wszelkich informacji niezbędnych do wykazania spełnienia obowiązków dotyczących ochrony danych osobowych, nałożonych na Partnera lub podmiot będący administratorem danych osobowych Pracowników lub Współpracowników Partnera, w tym Ownerów, Administratowór i Userów oraz Użytkowników przez przepisy Rozporządzenia. Partner może żądać udostępnienia informacji o jakich mowa w zdaniu poprzednim nie częściej niż 2 razy w roku w terminie 7 dni od takiego żądania.

V. Dalsze powierzenie danych do przetwarzania

  1. Ewentualne dalsze powierzenie przez SmartHotel podwykonawcy przetwarzania danych osobowych pochodzących od Partnera lub podmiotu będącego administratorem danych osobowych Pracowników lub Współpracowników Partnera, w tym Ownerów, Administratorów i Userów oraz Użytkowników, wymaga: uzyskania zgody Partnera/ administratora danych osobowych na powierzenie Zbiorów Danych do przetwarzania konkretnemu podmiotowi i zawarcia umowy o powierzeniu przetwarzania Zbiorów Danych pomiędzy SmartHotel, a podwykonawcą o treści zaakceptowanej przez Partnera/ administratora danych osobowych, lub zawarcia umowy o powierzeniu przetwarzania Zbiorów Danych przez Partnera/ administratora danych osobowych bezpośrednio z podwykonawcą.
  2. Przekazanie powierzonych Zbiorów Danych do państwa trzeciego może nastąpić jedynie na pisemne polecenie Partnera, chyba że obowiązek taki nakłada na SmartHotel prawo UE lub prawo państwa członkowskiego, któremu podlega SmartHotel. W takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania SmartHotel informuje Partnera/ administratora danych osobowych o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny.
  3. Podwykonawca, o którym mowa powyżej, winien spełniać te same gwarancje i obowiązki, jakie zostały nałożone na SmartHotel w Umowie.